KANBAN: UNA HERRAMIENTA PARA ORGANIZAR EL TRABAJO EN EQUIPOS REMOTOS

Por Daniel Mattiuzzi

Kanban es un sistema visual para gestionar el trabajo, a medida que avanza en un proceso.

Un buen ejemplo de Kanban es la manera en que se hacía el reparto de leche antiguamente: cuando los clientes necesitaban más leche, no daban un horario al lechero, ni usaban un sistema de planificación.

Simplemente, colocaban las botellas vacías en la entrada y el lechero las cambiaba por unas llenas. Esa es la esencia de un sistema pull

Veamos donde podemos utilizar este concepto hoy.

El trabajo remoto “forzado” (home office) nos desafió en nuestra manera de trabajar, hay varias preguntas que por momentos no tuvieron  respuestas claras:

¿Quién está trabajando en qué?

¿Cómo nos comunicamos efectivamente?

¿Cómo nos coordinamos?

¿Cómo generamos confianza mutuamente?

¿Cómo sé si mi trabajo agrega valor?

¿Cómo nos aseguramos que la productividad se mantenga?

Aunque logramos ser muy productivos en nuestras casas y poner el foco en los resultados, todavía debíamos resolver el desafío de coordinar tareas efectivamente con otras personas del equipo, que no están cerca nuestro.  Esto nos planteó el desafío de pasar de trabajar de forma sincrónica – es decir reunirnos para avanzar los temas, tal como hacemos en una oficina-, a hacerlo de forma asincrónica: que es cuando vamos avanzando las tareas, en diferentes momentos, entre todos, y en un espacio virtual.

Lean y las Metodologías Ágiles pueden darnos una guía útil a la hora de orientarnos sobre cómo debemos transitar estos cambios en nuestros hábitos de trabajo.  Se basan en un sistema de reuniones y herramientas, que funcionan de manera coordinada:

1. Reuniones de planificación, en las que todo el equipo define qué actividades van a llevar a cabo en la próxima semana, quincena o mes, para cumplir los resultados esperados.
2. Actividades de sincronización, con las que se verifica el grado de avance de las tareas, y se identifican cuáles se han estancado y requieren ayuda.
3. Reuniones de revisión y aprendizaje, las cuales se realizan con el objetivo de comprender cómo le ha ido al equipo con el ciclo anterior de trabajo. También, son útiles para capturar aprendizajes al respecto.
4. Finalmente, el uso del Kanban como herramienta de comunicación asincrónica, para organizar el trabajo diario del equipo en actividades individuales.

Profundicemos en el cuarto punto. El método Kanban es una de las formas más productivas, flexibles y transparentes que existen para que los equipos trabajen de manera remota.

Su objetivo es:

• Eliminar el trabajo con poco valor agregado, las fallas de comunicación y los requisitos irrazonables.
• Hacer que el proceso sea más eficiente y que los equipos sean más productivos.

Al aplicar Kanban a la gestión de equipos remotos, el flujo de trabajo se vuelve completamente transparente y visual. Cada miembro del equipo puede ver en que se está trabajando y quién es responsable de cada tarea en particular.  Como resultado, las personas pueden enfocarse en las actividades correctas sin exceder su capacidad de realizar tareas de manera efectiva.

Beneficios de la metodología Kanban:

• La actividad se divide en tareas más pequeñas y manejables
• Permite un trabajo enfocado y más eficiente.
• Reducción del time-to-market
• Productividad
• Previsibilidad
• Satisfacción del cliente
• Mejora continua

Los 5 elementos del método Kanban:

1. Un tablero que define el flujo de trabajo del equipo y las etapas (en forma de columnas) por las que debería pasar una actividad entre pendiente y terminada:

Los tableros Kanban son una visualización de tareas que ayuda a los equipos a ver lo que está en progreso y hacer avanzar un proyecto. Pueden ser físicos o virtuales. Son muy útiles para los miembros del equipo, ya que todos pueden ver las tareas en las que sus colegas están trabajando en tiempo real

 El tablero más sencillo consiste en cuatro columnas; Lista de tareas (backlog) Para hacer (To Do); En proceso (Doing) y Completado (Done).  Las tareas van avanzando a medida que la persona responsable y el equipo acuerdan que se cumplieron todos los requisitos necesarios para cambiar de estado.

2. Señales visuales que son las actividades a realizar:

 En un tablero físico es muy común el uso de notas adhesivas, en uno electrónico se utilizan “tarjetas” virtuales. Cualquiera que sea la alternativa elegida las señales deben contener toda la información necesaria para cada tarea. Entre ellas su descripción, la persona responsable y la definición de “terminado”

3. El límite de trabajo en proceso (WIP):

 Kanban propone que cada persona, equipo o etapa del proceso trabaje solo en una cantidad limitada de actividades. Nunca más de las que el “sistema” pueda procesar en un periodo definido de tiempo.

Limitar el trabajo es fundamental para poder implementar un sistema pull, ya que al acotar la capacidad de un proceso es posible saber inmediatamente cuando existe capacidad libre para procesar más tareas y permite enfocar al equipo en lograr que las mismas se procesen lo más rápidamente posible.

Los límites a la cantidad de trabajo en proceso mejoran la productividad y reducen la cantidad de tareas que quedan en el estado de “casi terminado” al obligar al equipo a enfocarse en un conjunto pequeño de actividades críticas donde los elementos nuevos no se inician hasta que se completa el trabajo anterior. Es más fácil, para el equipo, identificar donde se necesita soporte o tiempo adicional.

Este limite a la cantidad de trabajo fomenta una cultura de “hecho”, es decir, dejamos de lado la cultura de “empezar” (tareas) para adoptar una enfocada en “finalizarlas”

¿Cómo definir los WIP?

Comenzando por establecer límites reales basados en la experiencia del equipo y permaneciendo atentos y dispuestos a modificarlos para que reflejen la verdadera “capacidad” del grupo.

4. El punto de compromiso:

Es el momento a partir del cual una tarea que estaba en el listado de pendientes (Backlog) pasa al estado de “Para Hacer”.

En este punto todas las dudas respecto a la misma fueron resueltas, un equipo o persona es asignado y se definen fechas límites y responsables.

5. El punto de entrega (delivery):

Con políticas claras discutidas y consensuadas por el equipo, así como con “definiciones de terminado” claramente definidas es sencillo saber cuándo una tarea fue terminada. Esto me permite medir de manera efectiva el grado de avance y saber en que momento un equipo o persona queda libre para comenzar otra tarea.

Así es como se ve un tablero Kanban con sus principales componentes y métricas:

Otros ejemplos de uso de la metodología Kanban:

Para publicar artículos en línea: 

Un equipo de creación de contenidos digitales utiliza Kanban virtual para mantener un flujo continuo de publicaciones. Dividen su tablero en notas electrónicas en Planificación, notas en Producción y notas Creadas. Cada “nota” es una “tarjeta” en el tablero y se mueven a través de las respectivas columnas a medida que se avanza en el proceso de escritura hasta que llegan a la etapa donde esperan a ser aprobadas por el equipo de legales y finalmente ser publicadas.

En un proceso de Ventas:

Una empresa de retail, utiliza un tablero Kanban en línea para gestionar su proceso de ventas. Diseñaron su tablero con columnas para Clientes Potenciales, Primer Contacto, Verificación de datos, Oferta, Negociación de Contratos y Resultados.

Además, el tablero permite agregar comentarios y adjuntar archivos por lo que es posible coordinar a todos los actores del proceso incluyendo al frontline y entender de un vistazo que está ocurriendo y en que está trabajando cada persona.

En un proceso de Distribución:

Una distribuidora utiliza un tablero Kanban para ordenar y gestionar el proceso de entregas. Diseñaron su tablero con columnas para Ordenes Retrasadas (Roja), Ordenes que deben salir hoy (Amarilla), y órdenes para el día n+1, n+2, n+3 y n+4 (Verdes). De esta manera ordenan los pedidos y todos pueden ver si están al día con las entregas o si hay algún retraso sobre el cual actuar.

Para ordenar el flujo de visitantes en una atracción turística:

Un gran ejemplo de un sistema Kanban se usa hoy en los Jardines del Palacio Imperial de Tokio en Japón.

El personal aquí utiliza Kanban para limitar el flujo de visitantes. Cada visitante recibe una tarjeta de plástico en la entrada, que debe devolverse al salir del jardín. Debido a que el número total de tarjetas es significativamente limitado, solo unos pocos visitantes pueden pasear por el palacio en un momento dado. Los nuevos visitantes tienen que esperar en línea hasta que la próxima tarjeta / ranura esté disponible.

Por lo tanto, incorporar estas herramientas de agilidad a nuestro trabajo diario puede ayudarnos a cambiar los hábitos de una manera de trabajar que esta crisis.

¿Y vos, como pensás que te puede ayudar un sistema Kanban en tu trabajo diario?